TheBlueBee.eu – онлайн-журнал сайта по поиску работы и подбора персонала workmarket.eu.

Как написать деловое письмо?

393 0
Share on Facebook0Tweet about this on Twitter

Для создания делового письма необходимо соблюсти несколько основных положений. Деловое письмо говорит о нашей серьезности, а неправильно написанное письмо может испортить впечатление о нас. Соблюдая некоторые правила написания делового письма, вы можете получить дополнительных клиентов, использовав письмо, как инструмент. Правильно написанное письмо, поможет и получить желаемый заказ. Хотя и существуют несколько видов делового письма, мы расскажем вам об общепринятому, классическому виду написания делового письма.

Адреса

В деловом письме, адрес отправителя пишется в правом верхнем углу страницы. Адрес получателя пишут в левой части письма. Все строки адреса, желательно выравнивать по краю. Проверьте написание, оно должно быть без ошибок.

Дата

Дату в деловом письме можно написать непосредственно под адресом получателя. В теле письма дату принято писать с правой стороны.

Предмет и приветствие делового письма

После того, как написан адрес, пишем заголовок письма. Желательно написать заголовок, ниже адреса на две или три строчки. В конце заголовка точка не ставится. При обращении к адресату, мы учитываем насколько хорошо мы его знаем или не знаем вовсе. Принимайте во внимание не только имя, но и должность адресата. Если вы знакомы с адресатом, то обратитесь к нему более свободно, без официоза. Таким образом, ваше деловое письмо станет более личным и связь прочнее, чем сухой деловой текст. Но это при условии, что вы знакомы с адресатом и можете позволить писать более лично. Если целью письма — продажи, то будьте кратки и цель письма выделите почти в его начале. Принимайте во внимание ситуацию, при которой пишете данное письмо, потому что иногда лучше описать более подробно.

Тело письма

Каждое деловое письмо должно быть убедительным, отражающим суть дела. Не забывайте, что возможно ваш адресат обрабатывает в день сотни электронных писем и сообщений в день. Будьте тактичны, не расписывайте письмо ненужными деталями, кратко изложите суть дела. Надуманный текст не пользуется спросом в деловых письмах. В настоящее время, немногие способны уделить внимание многостраничному письму. Небольшой текст с конкретно выделенной целью, имеет больше шансов на прочтение и ответ, чем длинное эссе. Не стоит пренебрегать и визуальному оформлению письма. Рассеянный текст, различные шрифты могут оттолкнуть читателя от письма. Оформите текст красиво, выровняйте текст письма по краю, сделайте одинаковый шрифт, каждый абзац выделяйте интервалом. Не пишите очень длинных предложений, иначе можно потерять суть написанного. Уделите пристальное внимание грамматике, ошибки в письме оставят неприятное впечатление.

Заключение

Заканчивая письмо, подытожьте его в нескольких предложениях, очень емко описав все, что указали выше. Это делается на тот случай, если читатель не имеет возможности или желания читать все письмо, он переходит сразу к концовке. Поэтому прочитав его, он должен понять о чем письмо. В самом конце, с выдержанным интервалом, попрощайтесь с адресатом, написав “С уважением, …”. Далее свое имя, укажите контактные данные, должность и наименование организации.

Воспользовавшись нашими советами, вы составите хорошее, читабельное, деловое письмо.

Рейтинг@Mail.ru