TheBlueBee.eu – онлайн-журнал сайта по поиску работы и подбора персонала workmarket.eu.

Квалифицированный личный помощник. Какой он?

2.71K 0
Share on Facebook0Tweet about this on Twitter

Работа руководителя любой компании очень насыщенна. Для любой успешной деятельности он должен верно распределять свои обязанности между своими подчиненными. Персональный личный помощник директора фирмы – его правая рука. Задача такого специалиста – в полной мере «разгрузить» своего шефа. Это человек, который выполняет огромный спектр разнообразных функций, прямое уполномоченное лицо своего начальника. Люди, преданные своему делу и имеющие высокую квалификацию, ценятся они очень высоко. Эта должность очень многому обязывает. Личный помощник — это секретарь с организаторскими способностями и даже психолог. От успешности его труда зависит практически деятельность всей компании: важные переговоры, новые проекты, распорядок рабочего дня и прочие задачи, которые возникают в процессе работы. Личный помощник по сути является «органайзером» для шефа. Работа таких специалистов хорошо оплачивается.

Особенности профессии помощника руководителя

Квалифицированный личный помощник – находка для большинства руководителей. Человек, профессионально выполняющий свои обязанности всегда будет востребован. В спектр его задач могут входить, как согласование деловых контрактов с партнерами, так и регистрация новой корреспонденции. Часто практика такая, что помощниками обычно стают секретари, которые успешно зарекомендовали себя в работе, офис – менеджеры или бывшие начальники подразделений фирмы. От их работы в большей мере зависят показатели успешного развития компании.

Обязанности личного помощника:

  • Договариваться о деловых встречах, понимать свое руководство без всяких лишних разговоров и вопросов;
  • Планирование рабочего времени директора и контроль за выполнением поставленных задач на текущий день;
  • Информировать о дедлайнах, поездках;
  • Рассылать пригласительные письма для участников встреч и мероприятий, вести протоколы переговоров;
  • Сортировать почту, грамотно оформлять документацию, редактировать деловые письма;
  • Отвечать на все входящие звонки, соединять с шефом или переключать на его заместителя, помогать ему принимать нужные решения;
  • Если ситуация того обязывает, представлять руководителя на деловых встречах и важных переговорах, выражать зеркальную позицию от его имени. Немаловажно компетентно отвечать на поставленные вопросы;
  • Следить, чтобы рабочее место директора отвечало заданным требованиям, чтоб в кабинете все работало исправно. Не упускать из виду тот факт, чтобы все необходимые для работы материалы всегда были под рукой;
  • Организовывать командировки (покупка билетов, бронирование нужного отеля, обеспечение транспорта, переводчика);
  • Возможны также личные поручения: забронировать номер в ресторане или выбор подарков, как личных, так и для деловых партнеров.

Обязательные качества личного помощника:

  • Ответственность и исполнительность;
  • Коммуникабельность и стрессоустойчивость;
  • Быстрая обучаемость и грамотность;
  • Дипломатичность и пунктуальность;
  • Сообразительность и внимание к деталям.

Также важным критерием является сохранение конфиденциальности, что является залогом успешной работы. Плюсом будет умение завоевывать доверие и сохранять хладнокровие в любых непредвиденных ситуациях.

Плюсы профессии:

  • Неоценимый управленческий опыт;
  • Хорошая перспектива будущего продвижения по карьерной лестнице;
  • Обучение бизнесу, нюансам и тонкостям работы на опыте своего руководителя;
  • Прекрасная возможность в будущем вести успешно свое собственное дело.

Нюансы работы:

  • Плотный рабочий график;
  • Большая ответственность;
  • «Онлайн» 24 часа в сутки (зависит от рода деятельности).

У каждого руководителя свои правила и требования. У одного, личный помощник берет на себя часть его дел, а у другого — выступает в роли консультанта, не принимая никаких важных решений. Сложно предугадать, какой именно помощник нужен в каждом случае, поскольку для выполнения самых разнообразных задач могут потребоваться различные навыки.

Минусы работы:

  • Постоянное нахождение в тени своего шефа;
  • Всегда должны подчиняться стратегиям ведения работы своего начальника;
  • Сложность работы с руководителем, который всегда «прав»;
  • Ненормированный график работы.

Должность часто считается «промежуточной», часто оценивается окружающими как «мальчик на побегушках», «обычный секретарь». Тем не менее его функции в большинстве случаев шире, чем у руководителей структурных подразделений.

Работа на данной должности – очень увлекательна и одновременно опасна. Человеку дается редкая возможность в самые короткие сроки научиться многому, перенимая опыт успешных людей. А опасность деятельности состоит в том, что в руках доверенного лица, часто неожиданно для него самого, акцентируется большая власть. С ней следует быть осторожней, всегда помня о своем статусе. Не забывайте: «Свита делает короля».

Рейтинг@Mail.ru