TheBlueBee.eu – онлайн-журнал сайта по поиску работы и подбора персонала workmarket.eu.

Как грамотно планировать рабочий день?

569 0
Share on Facebook0Tweet about this on Twitter

Многим может показаться, что грамотно планировать рабочий день просто, а порой и вовсе не нужно. Но это только кажется, зачастую работаешь весь день, а в конце результата нет. В итоге потрачено время и силы, но впустую. А бывает составишь план на весь день и все равно результата нет. Почему? Да все просто, планировать тоже нужно с умом.

В планировании очень важную задачу выполняет правильное распределение приоритетов. В этой статье мы разберем, как грамотно планировать рабочий день, расставлять приоритеты и избегать ошибок в планировании, чтобы время потраченной на выполнение задач было продуктивным.

Начало дня

Начните день с позитивной нотки. На эффективность в работе влияет и наше настроение. Если вас радует и бодрит чашка кофе, то начните день с нее. Если любите анекдоты, то попейте кофе в компании коллег и пары анекдотов. Главное начните с положительного настроя, но не увлекайтесь.

Ежедневно составляйте список задач

Написав на бумаге список задач, вы как бы охватываете весь объем работы, тем самым предварительно оценивая время на выполнение. Плюс, визуальный список помогает правильно расставлять приоритеты, что является очень важным фактором в планировании. Потратив на составления плана минут 10, тем самым вы экономите пару часов рабочего времени.

Приоритеты

Оценивая список задач, очень важно, чтобы вы осознали, какие задачи наиболее важны. Не расставляйте приоритеты наобум, не отвлекайтесь во время расставления приоритетов. Сейчас вам может показаться это неважным, но это не так. Используйте матрицу Эйзенхауэра для наглядной иллюстрации задач.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадрантов. Основоположником этой матрицы является Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, экс-президент США. Матрица стала одной из популярных инструментов в мире тайм менеджмента и действительно является отличным помощником в грамотном распределении задач.

Распределите задачи в квадрантах (как в таблице), определите, что необходимо сделать в первую очередь, что действительно важно сделать прямо сейчас. Возможно что-то можно отложить, а что-то вообще не нужно. Матрица действительно помогает грамотно планировать рабочий день.

Время серьезных задач

Для каких-то сложных и важных задач, выбирайте время, когда вы наиболее работоспособны. Если вам легче работать утром, то сложную работу сделайте именно утром. Если вы наиболее работоспособны к вечеру, то делайте сложную работу во второй половине дня. Время, когда мы наиболее работоспособны, нам легче сконцентрироваться и решить задачу наиболее эффективно.

Неприятные задачи

Делайте неприятную работу, а такая бывает и часто, в первую очередь. Не откладывайте выполнение неприятной задачи на потом. Оставляя ее, вы все равно будете думать о том, что вас ждет неприятная работа. Не только неприятная работа может испортить вам настроение, но и мысль о ней. И чем раньше вы ее сделаете, тем лучше для вас. Сделайте и забудьте о ней.

Проблемные задачи

Если вы не можете решить какой-то вопрос, “думайте” на бумаге, “решайте” на бумаге. Запишите все варианты решения этой задачи, даже если вам кажется решения задач абсурдными, все равно пишите. Так вы быстрее найдете способ решения проблемы, это реально очень эффективный способ решения проблем.

Идти до конца

Всегда завершайте начатое, не оставляйте задачу нерешенной. Не стоит начинать выполнять сразу несколько задач, это снижает эффективность в работе. Идите до конца и плавно переходите от одной задачи к другой, согласно расставленным приоритетам.

Непредвиденные ситуации

Всегда при планировании оставляйте зазор времени. Это очень помогает, когда в процессе работы, возникает срочность. Когда вам “подкидывают” дополнительную задачу, которая может оказаться “горящей”. Имея зазор во времени, вы не будете отставать по своему плану и сможете в срок выполнить все что наметили.

Отдых

В течении дня очень полезно делать перерывы, отдохнуть. Перерыв в 5-10 минут между задачами, пойдет на пользу. Такая небольшая пауза поможет плавно переключиться на другую задачу.

На что ушло ваше время?

В течении 2-3 недель записывайте что вы делаете, посмотрите куда уходит ваше время. Увидев куда вы тратите время, не тратится ли оно впустую. Возможно, вас отвлекают часто, это могут быть частые звонки, социальные сети, коллеги которым хочется поболтать. Записывайте, проконтролируйте “утечку” времени, поверьте вы об этом не пожалеете. Помните, ваша цель — достичь продуктивности в работе, не растрачивая время впустую. А этого можно достичь, если грамотно планировать рабочий день.

Если вы сможете правильно и продуктивно планировать рабочий, то при поиске новой работы, это вам будет огромным плюсом. Удачи!

Рейтинг@Mail.ru